372614-2024 - Competition Competition Belgium: Scanning and invoicing services Marché public réservé de service relatif à la mise en place d'un service de scan centralisé externe pour les courriers entrants et sortants Type of procedure: Open Buyer Buyer: Province de Namur Belgium, Arr. Namur (BE352), Namur LOT-0001: SIT2024/14 - 1 Scanning and invoicing services Belgium, Arr. Namur (BE352) Start date: 12/08/2024 Duration: 8 Years Deadline for receipt of tenders: 22/07/2024 - 10:30:00 (UTC+2) 372614-2024 - Competition Belgium – Scanning and invoicing services – Marché public réservé de service relatif à la mise en place d'un service de scan centralisé externe pour les courriers entrants et sortants OJ S 121/2024 24/06/2024 Contract or concession notice – standard regime Services 1. Buyer 1.1. Buyer Official name: Province de Namur Legal type of the buyer: Central government authority Activity of the contracting authority: General public services 2. Procedure 2.1. Procedure Title: Marché public réservé de service relatif à la mise en place d'un service de scan centralisé externe pour les courriers entrants et sortants Description: Le marché porte sur la mise en place d’un service de scan centralisé externe pour les courriers ENTRANTS et SORTANTS. Cette activité permet d'une part, de réaliser la numérisation de tous les courriers et d'autre part, de parvenir à une gestion continue des archives au fur et à mesure et en fonction des normes légales à court, moyen et long termes. Procedure identifier: b283517c-eaab-4e32-aad9-2c88dabbf0ef Internal identifier: SIT2024/14 Type of procedure: Open The procedure is accelerated: yes Justification for the accelerated procedure: Réduction des délais vu la procédure électronique. 2.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 79999000 Scanning and invoicing services 2.1.4. General information Legal basis: Directive 2014/24/EU 2.1.6. Grounds for exclusion: Purely national exclusion grounds: 0 5. Lot 5.1. Lot: LOT-0001 Title: SIT2024/14 - 1 Description: Le marché porte sur la mise en place d’un service de scan centralisé externe pour les courriers ENTRANTS et SORTANTS. Cette activité permet d'une part, de réaliser la numérisation de tous les courriers et d'autre part, de parvenir à une gestion continue des archives au fur et à mesure et en fonction des normes légales à court, moyen et long termes. Internal identifier: 1 5.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 79999000 Scanning and invoicing services 5.1.2. Place of performance Country subdivision (NUTS): Arr. Namur (BE352) Country: Belgium 5.1.3. Estimated duration Start date: 12/08/2024 Duration: 8 Years 5.1.6. General information Reserved participation: Participation is reserved to sheltered workshops and economic operators aiming at the social and professional integration of disabled or disadvantaged persons. Procurement Project not financed with EU Funds. 5.1.9. Selection criteria Criterion: Type: Economic and financial standing Description: a. la déclaration concernant le chiffre d'affaires global de l'entreprise portant sur les trois derniers exercices. Le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours d’un des trois derniers exercices un chiffre d’affaires total au moins égal à 500.000€. b. la déclaration concernant le chiffre d'affaires du domaine d'activité faisant l'objet du marché portant sur les trois derniers exercices. Le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours d’un des trois derniers exercices un chiffre d’affaires relatif aux activités directement liées aux services décrits dans le présent cahier spécial des charges, égal à 180.000,00 €. Criterion: Type: Technical and professional ability Description: a. une liste de services similaires effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Le soumissionnaire doit disposer de minimum 3 références avec un minimum de 25.000 documents entrants et sortants en matière de prestations similaires (notamment scan et encodage de données) au cours des trois dernières années. b. la description de l'équipement technique, des mesures employées par le soumissionnaire pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise : Le soumissionnaire doit disposer de l’équipement technique pour pouvoir réaliser le marché convenablement et de l’expérience à manipuler ces équipements. c. l'indication de la part du marché que le soumissionnaire a éventuellement l'intention de sous-traiter. 5.1.10. Award criteria Criterion: Type: Price Description: Prix : 60 points L’évaluation du prix se fera sur base du prix total TVA comprise. L’offre la plus basse obtiendra le plus de points. Ensuite le classement sera établi par une règle proportionnelle afin d’obtenir un classement final. Criterion: Type: Quality Description: Méthode proposée : 40 points Sans que ce soit limitatif, les éléments suivants seront notamment pris en compte dans le cadre de ce critère : - Le délai d’exécution ; - La description des phases successives de travail ; - Le nombre de postes de travail pour numériser, traiter les images, encoder ; - Le délai d’envoi des documents ; - la sécurisation de l’information. 5.1.11. Procurement documents Address of the procurement documents: https://www.publicprocurement.be/publication-workspaces/d5a0d601-609e-4638-a49a-0cab5570a238/documents Ad hoc communication channel: URL: https://www.publicprocurement.be/publication-workspaces/d5a0d601-609e-4638-a49a-0cab5570a238/forum 5.1.12. Terms of procurement Terms of submission: Electronic submission: Required Address for submission: https://www.publicprocurement.be/supplier/enterprises/0/tendering-workspaces/publication-workspace-detail/d5a0d601-609e-4638-a49a-0cab5570a238/general Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: French Electronic catalogue: Not allowed Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required Deadline for receipt of tenders: 22/07/2024 10:30:00 (UTC+2) Terms of contract: The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: Yes Electronic invoicing: Required Electronic ordering will be used: no Electronic payment will be used: no 5.1.15. Techniques Framework agreement: No framework agreement Information about the dynamic purchasing system: No dynamic purchase system 5.1.16. Further information, mediation and review Review organisation: Conseil d'Etat 8. Organisations 8.1. ORG-0001 Official name: Province de Namur Registration number: 0207656511_5259 Department: Province de Namur - Service des marchés publics Postal address: Rue Henri Bles, 190 C Town: Namur Postcode: 5000 Country subdivision (NUTS): Arr. Namur (BE352) Country: Belgium Email: beatrice.neulens@province.namur.be Telephone: +32 81775021 Internet address: https://www.province.namur.be/ Roles of this organisation: Buyer 8.1. ORG-0002 Official name: SPF Stratégie et Appui Registration number: BE001 Postal address: Boulevard Simon Bolivar 30 Bte1 Town: Bruxelles Postcode: 1000 Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100) Country: Belgium Email: e.proc@publicprocurement.be Telephone: +32 2 740 80 00 Internet address: https://bosa.belgium.be Roles of this organisation: TED eSender 8.1. ORG-0003 Official name: Conseil d'Etat Registration number: 0931.814.266 Town: Rue de la Science 33 1000 Bruxelles Country: Belgium Email: info@conseildetat.be Telephone: 32 2 234 96 11 Roles of this organisation: Review organisation 11. Notice information 11.1. Notice information Notice identifier/version: 7b4974fb-e294-4dae-8e13-38286b00bded - 01 Form type: Competition Notice type: Contract or concession notice – standard regime Notice dispatch date: 20/06/2024 00:00:00 (UTC+2) Notice dispatch date (eSender): 20/06/2024 00:00:00 (UTC+2) Languages in which this notice is officially available: French 11.2. Publication information Notice publication number: 372614-2024 OJ S issue number: 121/2024 Publication date: 24/06/2024 Czech document download: https://ted.europa.eu/cs/notice/372614-2024/pdf Danish document download: https://ted.europa.eu/da/notice/372614-2024/pdf German document download: https://ted.europa.eu/de/notice/372614-2024/pdf Greek document download: https://ted.europa.eu/el/notice/372614-2024/pdf Spanish document download: https://ted.europa.eu/es/notice/372614-2024/pdf English document download: https://ted.europa.eu/en/notice/372614-2024/pdf Estonian document download: https://ted.europa.eu/et/notice/372614-2024/pdf Finnish document download: https://ted.europa.eu/fi/notice/372614-2024/pdf French document download: https://ted.europa.eu/fr/notice/372614-2024/pdf Irish document download: https://ted.europa.eu/ga/notice/372614-2024/pdf Croatian document download: https://ted.europa.eu/hr/notice/372614-2024/pdf Hungarian document download: https://ted.europa.eu/hu/notice/372614-2024/pdf Italian document download: https://ted.europa.eu/it/notice/372614-2024/pdf Lithuanian document download: https://ted.europa.eu/lt/notice/372614-2024/pdf Latvian document download: https://ted.europa.eu/lv/notice/372614-2024/pdf Maltese document download: https://ted.europa.eu/mt/notice/372614-2024/pdf Dutch document download: https://ted.europa.eu/nl/notice/372614-2024/pdf Polska document download: https://ted.europa.eu/pl/notice/372614-2024/pdf Portuguese document download: https://ted.europa.eu/pt/notice/372614-2024/pdf Romanian document download: https://ted.europa.eu/ro/notice/372614-2024/pdf Slovak document download: https://ted.europa.eu/sk/notice/372614-2024/pdf Slovenian document download: https://ted.europa.eu/sl/notice/372614-2024/pdf Swedish document download: https://ted.europa.eu/sv/notice/372614-2024/pdf Bulgarian document download: https://ted.europa.eu/bg/notice/372614-2024/pdf