652265-2024 - Competition Competition Finland: Software-related services Henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisu Anywhere in the European Economic Area Type of procedure: Open Buyer Buyer: LapIT Oy Email: jasmine.suopanki@lapit.fi Finland, Lappi (FI1D7), Rovaniemi LOT-0000: Henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisu Software-related services Anywhere in the European Economic Area Duration: 36 Months Deadline for receipt of tenders: 28/11/2024 - 10:00:00 (UTC) 652265-2024 - Competition Finland – Software-related services – Henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisu OJ S 210/2024 28/10/2024 Contract or concession notice – standard regime Services 1. Buyer 1.1. Buyer Official name: LapIT Oy Email: jasmine.suopanki@lapit.fi Legal type of the buyer: Body governed by public law Activity of the contracting authority: General public services 2. Procedure 2.1. Procedure Title: Henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisu Description: LapIT Oy (Tilaaja) on kuntien ja kuntayhtymien omistama ICT ja tiedonhallintapalveluita tuottava in-house yhtiö. Omistaja-asiakkaisiimme lukeutuu tällä hetkellä yhteensä 35 organisaatiota ja toiminta-alueemme kattaa Koillismaan ja Lapin maakunnan alueet. LapIT Oy pyytää tarjouksia henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisusta kuntien tarpeisiin. Hankinta sisältää käyttöönottoprojektin, ohjelmistopalvelun käyttöoikeuksineen, ohjelmistopalvelun versio- ja muut päivitykset ja ylläpito- ja tukipalvelut sekä muut tarvittavat asiantuntijapalvelut. Järjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat; työsuhteiden hallinta (HR), palkanlaskenta, matka- ja kululaskujen hallinta, osaamisen ja koulutuksen hallinta (HRD), työntekijöiden henkilöstöasioiden itsepalveluportaali. Sopimus on voimassa kolme (3) vuotta sen allekirjoittamisesta. Hankintaan sisältyy lisäksi yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Option käyttö on tilaajan oikeus, ei velvollisuus. Tämä tarjouspyyntö muodostuu tästä tarjouspyyntöasiakirjasta sekä seuraavista liitteistä: Liite 1: Tietoturvallisuussopimus Liite 2: Tietosuojasopimus (sis. henkilötietojen käsittelyn kuvaus) Liite 3: Vaatimusmäärittely Liite 4: Hankinnan kohteen kuvaus Liite 5: Palvelutasot Liite 6: Hintalomake (tarjoaja täyttää) Liite 7: IT2022 ETP - Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista Liite 8: IT2022 EVT Erityisehtoja valmisohjelmistojen toimituksista Liite 9: IT2022 EAP - Erityisehtoja konsultointi- ja muista asiantuntijapalveluista Liite 10: IT2022 YSE - Yleiset sopimusehdot Liite 11: Hankintasopimus Procedure identifier: fd7f2b14-3a3a-4a22-b112-812bc64a581d Internal identifier: 494486 Type of procedure: Open The procedure is accelerated: no 2.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 72260000 Software-related services Additional classification (cpv): 48442000 Financial systems software package, 48450000 Time accounting or human resources software package, 48810000 Information systems, 48812000 Financial information systems, 72200000 Software programming and consultancy services, 72210000 Programming services of packaged software products, 72253200 Systems support services, 72261000 Software support services, 72263000 Software implementation services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72268000 Software supply services 2.1.2. Place of performance Anywhere in the European Economic Area 2.1.4. General information Legal basis: Directive 2014/24/EU 2.1.6. Grounds for exclusion Analogous situation like bankruptcy under national law: Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä. Bankruptcy: Tarjoaja on konkurssissa. Corruption: Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa. Arrangement with creditors: Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa. Participation in a criminal organisation: Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa. Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua. Breaching of obligations in the fields of environmental law: Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan. Money laundering or terrorist financing: Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa. Fraud: Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa. Child labour and other forms of trafficking in human beings: Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa. Insolvency: Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely. Breaching of obligations in the fields of labour law: Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan. Assets being administered by liquidator: Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa. Guilty of misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents and obtained confidential information of this procedure: Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin. Purely national exclusion grounds: Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä. Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja. Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun. Guilty of grave professional misconduct: Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen. Early termination, damages or other comparable sanctions: Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia. Breaching of obligations in the fields of social law: Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan. Payment of social security contributions: Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa. Business activities are suspended: Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty. Payment of taxes: Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa. Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa. 5. Lot 5.1. Lot: LOT-0000 Title: Henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisu Description: LapIT Oy (Tilaaja) on kuntien ja kuntayhtymien omistama ICT ja tiedonhallintapalveluita tuottava in-house yhtiö. Omistaja-asiakkaisiimme lukeutuu tällä hetkellä yhteensä 35 organisaatiota ja toiminta-alueemme kattaa Koillismaan ja Lapin maakunnan alueet. LapIT Oy pyytää tarjouksia henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisusta kuntien tarpeisiin. Hankinta sisältää käyttöönottoprojektin, ohjelmistopalvelun käyttöoikeuksineen, ohjelmistopalvelun versio- ja muut päivitykset ja ylläpito- ja tukipalvelut sekä muut tarvittavat asiantuntijapalvelut. Järjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat; työsuhteiden hallinta (HR), palkanlaskenta, matka- ja kululaskujen hallinta, osaamisen ja koulutuksen hallinta (HRD), työntekijöiden henkilöstöasioiden itsepalveluportaali. Sopimus on voimassa kolme (3) vuotta sen allekirjoittamisesta. Hankintaan sisältyy lisäksi yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Option käyttö on tilaajan oikeus, ei velvollisuus. Tämä tarjouspyyntö muodostuu tästä tarjouspyyntöasiakirjasta sekä seuraavista liitteistä: Liite 1: Tietoturvallisuussopimus Liite 2: Tietosuojasopimus (sis. henkilötietojen käsittelyn kuvaus) Liite 3: Vaatimusmäärittely Liite 4: Hankinnan kohteen kuvaus Liite 5: Palvelutasot Liite 6: Hintalomake (tarjoaja täyttää) Liite 7: IT2022 ETP - Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista Liite 8: IT2022 EVT Erityisehtoja valmisohjelmistojen toimituksista Liite 9: IT2022 EAP - Erityisehtoja konsultointi- ja muista asiantuntijapalveluista Liite 10: IT2022 YSE - Yleiset sopimusehdot Liite 11: Hankintasopimus Internal identifier: 701128 5.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 72260000 Software-related services Additional classification (cpv): 48442000 Financial systems software package, 48450000 Time accounting or human resources software package, 48810000 Information systems, 48812000 Financial information systems, 72200000 Software programming and consultancy services, 72210000 Programming services of packaged software products, 72253200 Systems support services, 72261000 Software support services, 72263000 Software implementation services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72268000 Software supply services Options: Description of the options: Tilaajalla on oikeus hankkia Toimittajalta Palveluun liittyviä uusia toiminnallisuuksia, jotka liittyvät Palvelun alkuperäiseen käyttötarkoitukseen eli henkilöstö- ja palkkahallintoon. Tilaaja ei siis voi tämän oikeuden perusteella laajentaa Palvelua täysin uuteen käyttötarkoitukseen. Sitoutuneiden Asiakkaiden lisäksi, Tilaajalla on tämän sopimuksen perusteella oikeus myydä henkilöstö- ja palkkahallinnon Palvelua eteenpäin Asiakkailleen. Näiden mahdollisten Asiakkaiden osuus on enintään 500 loppukäyttäjää. Optioehdot perustuvat hankintalain 136 § :n 2 momentin 1 kohtaan. Optiot ovat Tilaajan päätettävissä eivätkä ne sido tilaajaa. 5.1.2. Place of performance Anywhere in the European Economic Area 5.1.3. Estimated duration Duration: 36 Months 5.1.4. Renewal Maximum renewals: 1 The buyer reserves the right for additional purchases from the contractor, as described here: Hankintaan sisältyy lisäksi yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. 5.1.6. General information Reserved participation: Participation is not reserved. Procurement Project not financed with EU Funds. The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs) Information about previous notices: Identifier of the previous notice: 599933-2023 5.1.9. Selection criteria Criterion: Type: Economic and financial standing Use of this criterion: Used Criterion: Type: Suitability to pursue the professional activity Use of this criterion: Not used Criterion: Type: Technical and professional ability Name: Referenssivaatimus Description: Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi (2) referenssiä hankinnan kohdetta vastaavan ratkaisun toimituksesta. Referenssit tulee olla Suomen kuntaorganisaatioista. Referenssien tulee olla samasta järjestelmäkokonaisuudesta/ratkaisusta, kun tähän tarjouspyyntöön tarjottu ratkaisu. Ratkaisun on tullut olla referenssiasiakkaalla käytössä vähintään 12 kuukautta käyttöönottoprojektin hyväksymisen jälkeen. Referenssiasiakkaiden käytössä on tullut olla vähintään työsuhteiden hallinta (HR), palkanlaskenta, matka- ja kululaskujen hallinta, työntekijöiden henkilöstöasioiden itsepalveluportaali sekä HRD (osaamisen ja koulutuksen hallinta). Use of this criterion: Used 5.1.10. Award criteria Criterion: Type: Price Name: Vertailuhinta Description: Hinnan painoarvo vertailussa 80 % (80 pistettä). Criterion: Type: Quality Name: Laatupisteet Description: Laadun painoarvo vertailussa 20 % (20 pistettä). 5.1.11. Procurement documents Languages in which the procurement documents are officially available: Finnish Deadline for requesting additional information: 08/11/2024 13:00:00 (UTC) Address of the procurement documents: https://tarjouspalvelu.fi/lapit?id=494486&tpk=a130313b-4e82-4add-ae88-823745cc5903 5.1.12. Terms of procurement Terms of submission: Electronic submission: Required Address for submission: https://tarjouspalvelu.fi/lapit?id=494486&tpk=a130313b-4e82-4add-ae88-823745cc5903 Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Finnish Electronic catalogue: Not allowed Variants: Not allowed Tenderers may submit more than one tender: Allowed Deadline for receipt of tenders: 28/11/2024 10:00:00 (UTC) Deadline until which the tender must remain valid: 6 Months Information about public opening: Opening date: 28/11/2024 10:15:00 (UTC) Terms of contract: The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No Electronic invoicing: Required Electronic ordering will be used: yes Electronic payment will be used: yes 5.1.15. Techniques Framework agreement: No framework agreement Information about the dynamic purchasing system: No dynamic purchase system 5.1.16. Further information, mediation and review Review organisation: Markkinaoikeus Organisation receiving requests to participate: LapIT Oy Organisation processing tenders: LapIT Oy TED eSender: Hansel Oy (Hilma) 8. Organisations 8.1. ORG-0001 Official name: Markkinaoikeus Registration number: 3006157-6 Postal address: Radanrakentajantie 5 Town: Helsinki Postcode: 00520 Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1) Country: Finland Email: markkinaoikeus@oikeus.fi Telephone: +358 295643300 Internet address: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus Roles of this organisation: Review organisation 8.1. ORG-0002 Official name: LapIT Oy Registration number: 1637268-5 Postal address: Rantavitikantie 33 Town: Rovaniemi Postcode: 96300 Country subdivision (NUTS): Lappi (FI1D7) Country: Finland Contact point: Jasmine Suopanki Email: jasmine.suopanki@lapit.fi Telephone: +358 405841897 Internet address: http://www.lapit.fi Roles of this organisation: Buyer Organisation receiving requests to participate Organisation processing tenders 8.1. ORG-0003 Official name: Hansel Oy (Hilma) Registration number: FI09880841 Postal address: Mannerheiminaukio 1a Town: Helsinki Postcode: 00100 Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1) Country: Finland Contact point: eSender Email: tekninen@hankintailmoitukset.fi Telephone: 029 55 636 30 Internet address: http://hankintailmoitukset.fi Roles of this organisation: TED eSender 11. Notice information 11.1. Notice information Notice identifier/version: 27b97e35-e66b-46c7-b12f-519637551970 - 01 Form type: Competition Notice type: Contract or concession notice – standard regime Notice subtype: 16 Notice dispatch date: 25/10/2024 07:58:15 (UTC) Notice dispatch date (eSender): 25/10/2024 07:59:05 (UTC) Languages in which this notice is officially available: Finnish 11.2. Publication information Notice publication number: 652265-2024 OJ S issue number: 210/2024 Publication date: 28/10/2024 Czech document download: https://ted.europa.eu/cs/notice/652265-2024/pdf Danish document download: https://ted.europa.eu/da/notice/652265-2024/pdf German document download: https://ted.europa.eu/de/notice/652265-2024/pdf Greek document download: https://ted.europa.eu/el/notice/652265-2024/pdf Spanish document download: https://ted.europa.eu/es/notice/652265-2024/pdf English document download: https://ted.europa.eu/en/notice/652265-2024/pdf Estonian document download: https://ted.europa.eu/et/notice/652265-2024/pdf Finnish document download: https://ted.europa.eu/fi/notice/652265-2024/pdf French document download: https://ted.europa.eu/fr/notice/652265-2024/pdf Irish document download: https://ted.europa.eu/ga/notice/652265-2024/pdf Croatian document download: https://ted.europa.eu/hr/notice/652265-2024/pdf Hungarian document download: https://ted.europa.eu/hu/notice/652265-2024/pdf Italian document download: https://ted.europa.eu/it/notice/652265-2024/pdf Lithuanian document download: https://ted.europa.eu/lt/notice/652265-2024/pdf Latvian document download: https://ted.europa.eu/lv/notice/652265-2024/pdf Maltese document download: https://ted.europa.eu/mt/notice/652265-2024/pdf Dutch document download: https://ted.europa.eu/nl/notice/652265-2024/pdf Polska document download: https://ted.europa.eu/pl/notice/652265-2024/pdf Portuguese document download: https://ted.europa.eu/pt/notice/652265-2024/pdf Romanian document download: https://ted.europa.eu/ro/notice/652265-2024/pdf Slovak document download: https://ted.europa.eu/sk/notice/652265-2024/pdf Slovenian document download: https://ted.europa.eu/sl/notice/652265-2024/pdf Swedish document download: https://ted.europa.eu/sv/notice/652265-2024/pdf Bulgarian document download: https://ted.europa.eu/bg/notice/652265-2024/pdf