鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託契約に係る制限付き一般競争入札（公告） 鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託契約に係る制限付き一般競争入札（公告） 告 示 第１３１２号令和６年１０月１７日鹿児島市長 下 鶴 隆 央鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託契約に... 鹿児島県鹿児島市   入札情報は以下の通りです。 件名 鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託契約に係る制限付き一般競争入札（公告） 種別 役務 入札区分 制限付き一般競争入札 公示日または更新日 2024 年 10 月 17 日 組織 鹿児島県鹿児島市 取得日 2024 年 10 月 17 日 19:05:21 仕様書（PDF：253KB） 公告内容 告 示 第１３１２号令和６年１０月１７日鹿児島市長 下 鶴 隆 央鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託契約に係る制限付き一般競争入札について(公告)鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託契約に係る制限付き一般競争入札を下記のとおり行うことについて、本入札に参加する者に必要な資格を地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の５第１項及び第１６７条の５の２の規定に基づき次のとおり定めたので、同令第１６７条の５第２項及び第１６７条の６第１項並びに鹿児島市契約規則(昭和６０年規則第２５号)第３条の規定により公告します。なお、この契約に係る制限付き一般競争入札に参加する資格を得ようとする者は、下記の要領により制限付き一般競争入札参加資格審査申請書を提出してください。記１ 入札に付する事項鹿児島市こども医療費助成に係るこども医療費受給者証、制度案内チラシ、助成制度しおり、窓あき封筒、医療機関用ポスター(以下「送付物」という。)について、仕様書に基づき作成、封入封かん、完成品の運搬・納入、郵便局への発送等に関連する処理２ 契約期間契約締結の日から令和７年３月３１日(月)まで３ 入札に参加する者に必要な資格本入札に参加することができる者は、次に掲げる要件を全て満たす者とする。(1) 地方自治法施行令第１６７条の４の規定に該当する者でないこと。(2) この公告の日(以下「公告日」という。)以後の期間において鹿児島市業務委託等有資格業者の指名停止に関する要綱(平成１１年４月１６日制定)に基づく指名停止を受けていないこと。(3) 鹿児島市が行う契約からの暴力団排除対策要綱(平成２６年３月２７日制定)に基づく入札参加除外措置を受けていないこと。(4) 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第７７号)第２条第２号に規定する暴力団又は同条第６号に規定する暴力団員の統制下にある団体に該当しない者であること。(5) 会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続開始の申立て及び民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく再生手続開始の申立てがなされていない者であること。(6) 納期の到来している市税(新型コロナウイルス感染症の影響により猶予を受けているものを除く。)を完納していること。(7) 鹿児島市内に主たる事務所又は営業所を有する者であること。(8) 入札に参加しようとする者の間に資本関係又は人的関係がないこと。(9) 契約後、この委託業務を処理できる経営の状況にあること。(10) 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会が認定するプライバシーマーク制度認証又は一般社団法人 情報マネジメントシステム認定センターが認定するＩＳＭＳ適合性評価制度認証を取得している者であること。(11) 検知装置を備えた封入封かん機を備えており、封入封かん事故発生時に迅速に代替作業が可能である体制を整えていること。(12) 令和３年度以降に国又は地方公共団体において本仕様と同等程度の印刷業務の受託実績があること。４ 入札参加希望の申請方法等(1) 本入札に参加を希望する者は、次に掲げる書類(以下「申請書等」という。)を所定の期日までに持参のうえ市長に提出し、入札参加資格の確認を受けなければならない。なお、所定の期日までに申請書等を提出した者で、入札参加資格があると認められたものでなければ、本入札に参加することができない。ア 制限付き一般競争入札参加資格審査申請書(様式あり)イ 事業者の概要(様式あり)ウ 財務諸表等(法人の場合は申請書を提出する直前１期分の貸借対照表、損益計算書の写し。個人の場合は前年分所得税の確定申告書(第一表)・損益計算書(収支内訳書)・貸借対照表等の写し)エ 本市が発行する市税の滞納がないことの証明書(提出日前３か月以内に発行されたもの。写し可。本市で市税に滞納がないことの証明書が発行されない場合は、主たる事業所等が所在する市区町村発行の納税証明書)オ 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会が認定するプライバシーマーク制度認証又は一般社団法人 情報マネジメントシステム認定センターが認定するＩＳＭＳ適合性評価制度認証を取得していることを証明する書類(写しでも可)カ 使用する封入封かん機が検知装置を備えていることを証明する書類(封入封かん機が複数台ない場合は事故発生時の体制について証明する書類も必要)キ 類似業務受託実績調書(様式あり)(2) 公告日現在において、令和４年度から令和６年度までの期間に係る鹿児島市業務委託等入札参加業者名簿に登録されている者は、(1)ウ及びエの書類の提出を省略することができる。また、受託候補者が鹿児島市業務委託等入札参加業者名簿に登録されていない場合は、契約締結時に印鑑証明書(提出日前３か月以内に発行されたもの。原本)を提出すること。(3) 申請書等の作成に係る費用は、申請者の負担とする。(4) 提出された申請書等は、返却しない。５ 申請書等の交付及び受付期間等(1) 交付及び受付期間公告日から令和６年１０月３１日(木)まで(土曜日及び日曜日を除く。)(2) 交付及び受付時間午前８時３０分から午後５時１５分まで(正午から午後１時までの時間を除く。)(3) 交付及び受付場所鹿児島市山下町１１番１号鹿児島市こども未来局こども福祉課(本館１階)ホームページ http://www.city.kagoshima.lg.jp/(4) 提出部数各１部６ 入札参加資格の審査及び通知(1) 入札参加資格は、提出された申請書等により審査し、その結果は、令和６年１１月５日(火)までに電子メールで通知する。(2) 入札参加資格がないと認められた者は、通知を受けた日からその翌日まで(土曜日及び日曜日を除く。)に市長に対して、入札参加資格がないと認めた理由についての説明を求めることができる。なお、説明を求める場合には、５(2)の受付時間内に５(3)の受付場所に書面を持参して行わなければならない。(3) (2)の説明を求められたときは、令和６年１１月７日(木)までに書面により回答する。７ 仕様書の閲覧及び質疑応答(1) 本契約の仕様書(以下「仕様書」という。)は、５(1)の間、鹿児島市こども未来局こども福祉課及び本市ホームページにおいて閲覧に供する。なお、本市ホームページにおいては、土曜日及び日曜日を含め閲覧に供する。(2) 仕様書に関して質問がある場合には、質問書(様式あり)に質問事項を記載し、電子メールで送付して行わなければならない。ア 受付期間及び受付時間公告日から令和６年１０月２４日(木)午後５時１５分までイ 受付電子メールアドレスkodomo-jidou@city.kagoshima.lg.jpウ 質問書交付場所本市ホームページにおいて入手することができる。 (3) (2)に対する回答は、質問を受け付けた日から令和６年１０月２９日(火)までの間(土曜日及び日曜日を除く。)に、速やかに本市ホームページ上に掲載する。８ 入札説明会実施しない。９ 入札の日時及び場所(1) 日時令和６年１１月８日(金)午前１１時から(2) 場所鹿児島市役所本館３階３０２会議室１０ 入札方法(1) 郵送及びファックスによる入札は、認めない。(2) 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。(3) 入札執行回数は、３回までとする。１１ 入札保証金入札保証金は、鹿児島市契約規則第５条第３号の規定により免除とする。１２ 最低制限価格設定しない。１３ 低入札調査基準価格設定しない。１４ 開札の日時及び場所等開札は、９の日時及び場所において行う。１５ 入札の無効等(1) 次のいずれかに該当する入札は、無効とする。ア 入札に参加する資格のない者及び申請書等に虚偽の記載をした者のした入札イ 委任状を持参しない代理人のした入札ウ 記名のない入札書又は記載事項を判読しがたい入札書による入札エ ２以上の入札書(他の入札参加者の代理人として提出する入札書を含む。)による入札オ 入札金額が加除訂正されている入札書による入札カ 記載した文字を容易に消字することのできる筆記用具を用いて記入した入札書による入札キ 再度入札における前回の入札の最低金額以上の金額による入札ク 明らかに連合によると認められる入札ケ その他入札に関する条件に違反した入札(2) 代理人による入札をしようとするときは、入札前に委任状を提出すること。(3) 初度の入札に参加しなかった者、入札に関する無効事項に該当する者及び失格した者は、再度入札に参加することはできない。(4) 同価入札をした者は、くじによる落札決定においてくじを辞退することはできない。(5) 提出した入札書は、書換え、引換え又は撤回をすることはできない。１６ 落札者の決定方法予定価格の範囲内で最低の価格で入札をした者を落札者とする。１７ 契約締結の申出期限等落札者は、落札決定の通知を受けた日から５日(土曜日及び日曜日を除く。)以内に契約に必要な書類を提出しなければならない。なお、落札者が令和４年度から令和６年度までの期間に係る鹿児島市業務委託等入札参加業者名簿に登録されていない場合は、契約締結時に印鑑証明書(提出日前３か月以内に発行されたもの。原本)を提出すること。１８ 問い合わせ先〒８９２－８６７７鹿児島市山下町１１番１号鹿児島市こども未来局こども福祉課児童給付係(本館１階)電話 ０９９－２１６－１２６１(直通)ホームページ https://www.city.kagoshima.lg.jp電子メール kodomo-jidou@city.kagoshima.lg.jp 鹿児島市こども医療費助成送付物作成等業務委託 仕様書この仕様書は、鹿児島市こども医療費助成に係る受給者証等の作成から発送までの作業委託に関するもので、委託する内容は次のとおりとする。１ 業務の概要等鹿児島市こども医療費助成に係るこども医療費受給者証、制度案内チラシ、助成制度しおり、窓あき封筒、医療機関用ポスター(以下「送付物」という。)について、本仕様書に基づき作成、封入封かん、完成品の運搬・納入、郵便局への発送等に関連する処理を行う。以下に、業務の概要と作業を実施する区分を示す。業 務 の 概 要作 業 区 分発注者 受注者(1) 受給者証・制度案内チラシ・助成制度しおり・医療機関用ポスター印刷データの作成○ ―(2) 印刷用データ電子記憶媒体の提供 ○ ―(3) 送付物作成① 送付物の用紙の調達・準備 ― ○② 送付物の設計 ○ ○③ 送付物の作成 ― ○(4) 受給者証台紙・制度案内チラシ・助成制度しおり・医療機関用ポスターへのデータの印刷① 印刷するシステム等の準備 ― ○② 台紙へのデータ印刷 ― ○③ 印刷内容のチェック作業 ― ○(5) 封入封かん等作業① 送付物台紙の裁断 ― ○② 封入封かん作業のための送付物の振り分け ― ○③ 封入封かん作業 ― ○(6) 運搬・納入① 完成品のチェック作業 ○ ○② 完成品の運搬・納入 ― ○(7) 送付物の引き抜き・発送 ― ○(8) 契約期間 契約締結の日から令和７年３月３１日(月)まで２ 帳票の種類及び予定枚数作成業務の種類送付物の種類 数量(1)発送に係る作成物①受給者証10.8×4.5インチ86,000枚②制度案内チラシA4・両面86,000枚③助成制度しおり210×398 観音開き折100,000枚④窓あき封筒 120×235 86,000枚(2)作成のみ ⑤医療機関用ポスター B3 1,500枚３ 送付するもの２(1)で作成したもののうち①・②・③(３種類)なお、２(1)③で作成したもののうち発送しないもの約14,000枚は納品のみ行うこと４ 納入期限等(1) ２(1)発送に係る作成物種別 データ提供日(予定) 納入期限(予定)2(1)①～④受給者証等令和７年３月上旬(約８万６千件)令和7年３月中旬(約８万６千件)なお、２(1)③で作成したもののうち発送しない約14,000枚も同時期に納入すること。(2) ２(2)作成のみ種別 データ提供日(予定) 納入期限(予定)２(2)⑤医療機関用ポスター令和７年１月上旬(約1,500件)５ 納入の方法(1) ４(1)受給者証等(発送にかかる約86,000件)２(1)①～③の作成物を、受注者は２(1)④に封入封かん処理を完了し、枚数ごと、郵便区ごと、市で割り振った番号順に区分けし、箱詰めしたものを指定の納入場所へ運搬して完成品の納入を行うこととする。ただし、２(1)③で作成したもののうち発送しないもの約14,000枚は箱詰めしたものを指定の納入場所へ運搬して完成品の納入を行うこと。その他、未使用のものについても同様とする(2) ４(2)医療機関用ポスター箱詰めしたものを指定の納入場所へ運搬して完成品の納入を行うこととする。(3) (1)について、梱包した箱の横及び上に郵便区、市で割り振った番号及び箱詰めした封筒件数をできる限り大きな文字サイズで表示すること。(4) ４(1)のすべての帳票について、発注者からの指示に基づき郵便局に持ち込む前に引抜を行い、引き抜き分はリストを添えて発注者に引き渡すこと。なお、引き抜き件数の割合は１％程度を見込んでいるが、引き抜き作業の期間については、発注者で協議のうえ、必要となる一定の期間を確保するものとする。６ 納入場所鹿児島市山下町１１番１号 鹿児島市役所 こども福祉課ただし、３の送付するものについては、発注者が指定する郵便局とする。７ 業務仕様等仕様の詳細については、こども医療費助成受給者証等の発送等に事故のないよう発注者、受注者双方で十分な協議を行い、詳細部分を決定するものとする。(1)提供するデータの仕様項 目 等 仕 様 等媒体の形状 ＤＶＤフォーマット形式 Windowsフォーマット※発注者から受け渡すデータは、シフトＪＩＳであるが、受託会社にてコード変換を行い、印字はＩＢＭの文字フォントにて行うこと。※外字については、外字ファイル(ＥＵＤＣ．ＴＴＥ)を提供する。(2)受給者証等の発送①受給者証の仕様項 目 等 仕 様 等サイズ縦：４．５インチ 横：１０．８インチ(電算出力連続帳票)台紙の質１枚目：ＮＩＰ１３５ｋ２枚目：裏面貼付け部分は王子アンライタブル仕様(左記同等品でも可)様式 見本のとおり形状 見本のとおり(型抜きあり)刷り込み色 見本のとおりデータ印刷 ありその他 印影(縮小)あり②制度案内チラシの仕様項 目 等 仕 様 等サイズ Ａ４程度台紙の質 コピー用紙程度 ※ 落札後、別途協議刷り込み色 単色刷りデータ印刷 なしその他制度の改正前と改正後が比較でき、受給者証の使用方法等がわかりやすく記載されていること③助成制度しおりの仕様項 目 等 仕 様 等サイズ規格外(１Ｐ 縦：２１０mm 横：９９mm)(全長８Ｐ 縦：２１０mm 横：３９８mm)台紙の質 再生コート９０Ｋ紙加工 観音開き折り刷り込み色 ４色刷りデータ印刷 なしその他写真又はイラスト書き起こし(本市シンボルマーク「マグマシティ」及びキャラクター「マグニョン」を使用すること)④窓あき封筒の仕様項 目 等 仕 様 等サイズ定型サイズ(縦：１２０mm 横：２３５mm)台紙の質グラシン窓封筒70g、白さらしクラフト(窓に折り目がついても白化しないもの。※見本参照)折り補助 あり刷り込み色 ２色刷り(緑色、同色網掛け有、文字は赤色※見本参照)窓 グラシン窓(１箇所)窓枠は縦：５０mm 横１０５mm以内とする。のり アラビアのり貼り合わせ カマス貼り(※見本参照)その他 料金後納郵便のスタンプあり窓はバーコード読み取り可能なこと ※落札後、別途協議⑤医療機関用ポスターの仕様項 目 等 仕 様 等サイズ Ｂ３判紙質 コート１３５ｋ(再生紙可)刷色 片面４色刷その他 写真又はイラスト書き起こし(本市シンボルマーク「マグマシティ」及びキャラクター「マグニョン」を使用すること)(3)台紙へのデータ印刷についての仕様①印刷の仕様等印刷色：黒印刷フォント：明朝体(IBM８３字形)及びゴシック体②利用者定義文字の印刷あり：利用者定義文字パターンについては、発注者から受注者へ電磁記録媒体により提供する。③バーコード印刷〔受給者証台紙窓あき部分 ※ 宛先住所の情報〕受注者は郵便番号、漢字の住所情報から生成するものとする。カスタマバーコードの品質に関しては、郵便局株式会社鹿児島東支店に事前の品質検査を受け、適正な品質を確保すること。(封入封緘した状態で、適正に読み取ることが可能であるかの検査を受けること。 )(4)封入封かん等についての仕様①紙折り等について印刷を終了した２－(1)－②～③については指定部分からの指定の折の処理を行うこととする。ただし、窓あき封筒に封入しない２(1)及び２(2)については、折の処理を行わない。②封入封かんの処理について個人情報の取り扱いに留意し、異なる受給者番号の受給者証等の同封等がないよう十分配慮すること。また、サイズの異なる印刷物を一つに同封することになるので留意すること。③納入、運搬について受注者は封入封かん処理等を完了した申請書等について、枚数ごと、郵便区ごと、市で割り振った番号順に区分けし、箱詰めしたものを指定の納入場所へ運搬して完成品の納入を行うこととする。なお、梱包した箱の横及び上に郵便区、市で割り振った番号及び箱詰めした封筒件数をできる限り大きな文字サイズで表示するとともに、箱ごとに市で割り振った番号順に世帯主を記載した納品リストを添付すること。また、本市が別途リスト等により指定する対象者への送付物等については、上記の完成品とは別にとりまとめて、納品リストを添付して納入すること。また、未使用の２(1)及び２(2)については受注者で保管し、別途箱詰めし、納期までに指定の納入場所へ運搬すること。ただし、納入場所への運搬に係る費用は受注者の負担とする。８ その他特記事項(1) 本業務の実施に当たっては、新たに示される国及び本市の方針等により、本業務委託の仕様に修正が生じた場合には、発注者及び受注者の双方協議の上で必要な修正を行い、実施すること。(2) 本業務の開始に当たっては、業務が整然かつ速やかに進行するように万全の体制を整え実施すること。(3) 本業務の実施に当たっては、業務の全部又は主たる部分を第三者に委託し、又は請け負わせないこと。(4) 発注者は、受注者に対し立入検査を行い、委託業務の処理に関して指示を与えることができる。(5) 受注者は、本業務で作成する２の送付物等について、破損事故のないよう適性に管理すること。万一、事故が生じたときは、直ちに発注者に通知するとともに、遅滞なくその状況を書面により報告し、発注者の指示に従うこと。(6) 提供された電子記憶媒体については業務完了後、直ちに発注者に返却すること。(7) 受注者は、本業務の契約締結後、直ちに、作業の準備行為を発注者の指示に従って開始するものとする。この結果、不都合が生じた場合には、速やかに改善の処置をとること。(8) 本業務の契約日までに、次の事項がわかる書類等を提出すること。①本業務の実施に当たり、天変地異などの不測の事態に備え、バックアップ体制が取れていること。②作業内(工場内)は、入退室管理が行われており、作業エリア内は、入退室管理等による不正防止対策がとられていること。③封入封かん処理においては、誤封入・誤発送防止のためＣＣＤカメラ検査装置・厚み検査装置等により検査することとし、作業履歴を機械的に取得することによる品質保証が可能であること。(9) 本事業に係る申請書等の作成にあたり、本市の求めに応じて、システム改修受託業者との打ち合わせ等へ参加すること。(10) 受注者は、データ等に含まれている個人情報の管理には細心の注意を払い、外部に情報が漏れることのないよう万全の体制をとること。(11) 受注者は、発注者の提供する電子記録媒体の全部または一部を発注者の許可なく複写し、または複製してはならない。また、第三者に提供してはならない。(12) この仕様に定めのないことは、発注者及び受注者の双方協議の上で決定すること。

Limited public competitive bidding (announcement) for the contract to outsource the creation of materials sent out by Kagoshima City for children's medical expenses subsidies Limited public competitive bidding (announcement) for the contract to outsource the creation of materials sent out by Kagoshima City for children's medical expenses subsidies Notice No. 1312 October 17th, 2024 Mayor of Kagoshima City Shimotsuru TakaoUnder the contract to outsource the creation of materials sent out by Kagoshima City for children's medical expenses subsidies... Kagoshima City, Kagoshima Prefecture Bidding information is as follows. Subject: Restricted public competitive bidding (public announcement) for the contract to create materials for Kagoshima City's child medical expenses subsidy service Type: Service Bidding category: Restricted public competitive bidding Date of announcement or update: October 17, 2024 Organization: Kagoshima City, Kagoshima Prefecture Date of acquisition: October 17, 2024 19:05:21 Specifications (PDF: 253KB) Contents of the announcement: Notice No. 1312 October 17, 2024 Mayor of Kagoshima City Shimotsuru Takashi Regarding the limited public competitive bidding for the contract for the creation of materials for the Kagoshima City Child Medical Expense Subsidy, etc. (Announcement) The qualifications required for those who participate in this bid have been set as follows based on the provisions of Article 167-5, Paragraph 1 and Article 167-5, Paragraph 2 of the Enforcement Order of the Local Autonomy Law (Cabinet Order No. 16 of 1947) and Article 167-5, Paragraph 2 and Article 167-6, Paragraph 1 of the same order and Article 3 of the Kagoshima City Contract Regulations (Regulations No. 25 of 1985). In addition, those who wish to qualify to participate in the limited public competitive bidding for this contract should submit an application for qualification examination for participation in the limited public competitive bidding as follows. 1. Items to be included in the bid: Child medical care recipient certificates, system guide leaflets, subsidy system bookmarks, window envelopes, and posters for medical institutions (hereinafter referred to as "mailings") related to Kagoshima City Child Medical Care Subsidy. Processing related to the creation, insertion, sealing, transportation and delivery of finished products, and shipping to post offices, etc., based on specifications. 2. Contract period: From the date of contract conclusion to Monday, March 31, 2025. 3. Qualifications required for those participating in the bid: Those eligible to participate in this bid must meet all of the following requirements. (1) Those who do not fall under the provisions of Article 167-4 of the Enforcement Order of the Local Autonomy Act. (2) Those who have not been subject to a suspension of nomination based on the Guidelines for the Suspension of Nomination of Qualified Contractors for Kagoshima City Business Outsourcing, etc. (established on April 16, 1999) during the period following the date of this announcement (hereinafter referred to as the "Announcement Date"). (3) The person has not been subject to measures to exclude bidders from bidding based on the Guidelines for Measures to Exclude Organized Crime Groups from Contracts Implemented by Kagoshima City (enacted on March 27, 2014). (4) The person is not a member of an organized crime group as defined in Article 2, paragraph 2 of the Act on Prevention of Unfair Activities by Organized Crime Group Members (Act No. 77 of 1991) or an organization under the control of an organized crime group member as defined in Article 2, paragraph 6 of the same Act. (5) The person has not filed a petition for the commencement of reorganization proceedings under the Corporate Reorganization Act (Act No. 154 of 2002) or a petition for the commencement of rehabilitation proceedings under the Civil Rehabilitation Act (Act No. 225 of 1999). (6) The person has paid all city taxes due (excluding those that have been deferred due to the impact of the COVID-19 pandemic). (7) The person has a principal office or business office in Kagoshima City. (8) There is no capital or personal relationship between the persons intending to participate in the bid. (9) The person is in a management position that will enable it to handle the entrusted work after the contract is concluded. (10) The bidder has obtained the Privacy Mark System certification certified by the Japan Information Technology Promotion Association, a general incorporated foundation, or the ISMS Conformity Assessment System certification certified by the Information Management System Certification Center, a general incorporated association. (11) The bidder has an envelope-sealing machine equipped with a detection device, and has a system in place that allows for rapid alternative work in the event of an envelope-sealing accident. (12) The bidder has a track record of being commissioned to perform printing work equivalent to these specifications from a national or local government organization in or after fiscal year 2021. 4. How to apply to participate in the bid (1) Those who wish to participate in this bid must bring the documents listed below (hereinafter referred to as "application forms, etc.") to the mayor by the specified deadline and have their eligibility to participate in the bid confirmed. Those who have not submitted an application form, etc. by the specified deadline and are recognized as eligible to participate in the bid will not be able to participate in this bid. A) Application for qualification review for limited public competitive bidding (Form available) B) Business overview (Form available) C) Financial statements, etc. (For corporations, copies of balance sheet and profit and loss statement for the period immediately preceding the submission of the application. For individuals, copies of the previous year's income tax return (First page), profit and loss statement (details of income and expenditure), balance sheet, etc.) D) Certificate issued by the city that there are no outstanding city taxes (issued within three months prior to the date of submission. Copies are acceptable. If the city does not issue a certificate that there are no outstanding city taxes, a tax payment certificate issued by the city, ward, town or village in which the principal place of business is located) E) Document certifying that the company has obtained Privacy Mark System certification certified by the Japan Information Technology Promotion Association or ISMS Conformity Assessment System certification certified by the Information Management System Certification Center (copies are acceptable) F) Document certifying that the envelope-sealing machine used is equipped with a detection device (if there are not multiple envelope-sealing machines, a document certifying the system in place in the event of an accident is also required) K) Report on similar business contract performance (format available) (2) Those who are registered in the Kagoshima City business contract bidding list for the period from FY2022 to FY2024 as of the date of announcement may omit the submission of documents (1) (c) and (d). In addition, if the contract candidate is not registered in the Kagoshima City business contract bidding list, he/she must submit a seal certificate (issued within three months prior to the submission date; original) at the time of contract conclusion. (3) The applicant shall bear the costs associated with the preparation of application forms, etc. (4) Submitted application forms, etc. will not be returned. 5. Period for issuing and accepting applications, etc. (1) From the date of announcement of the period for issuing and accepting applications to Thursday, October 31, 2024 (excluding Saturdays and Sundays). (2) Hours for issuing and accepting applications: 8:30 a.m. to 5:15 p.m. (excluding the hours from noon to 1 p.m.). (3) Location for issuing and accepting applications: 1-1 Yamashita-cho, Kagoshima City, Kagoshima City Children's Future Bureau, Children's Welfare Division (1st floor of the main building) Website: http://www.city.kagoshima.lg.jp/(4) One copy each to be submitted 6. Review and notification of eligibility to participate in bids (1) Eligibility to participate in bids will be reviewed based on the submitted application documents, etc., and the results will be notified by email by Tuesday, November 5, 2024. (2) Those who are found to be ineligible to participate in bids may request the mayor to explain the reason for their ineligibility from the day of notification to the following day (excluding Saturdays and Sundays). In addition, when requesting an explanation, they must do so by bringing a written document to the reception place in 5(3) during the reception hours in 5(2). (3) When an explanation in (2) is requested, a written response will be given by Thursday, November 7, 2024. 7. Inspection of specifications and question and answer session (1) The specifications for this contract (hereinafter referred to as the "Specifications") will be available for inspection at the Child Welfare Division of the Kagoshima City Children's Future Bureau and on the City's website during the period in 5(1). In addition, the specifications will be available for inspection on the City's website, including Saturdays and Sundays. (2) If you have any questions regarding the specifications, you must fill out the questionnaire (format available) and send it by email. A. Period and time of receipt: From the date of announcement until Thursday, October 24, 2024, 5:15 p.m. B. Email address for receipt: kodomo-jidou@city.kagoshima.lg.jp C. Place of issuance of questionnaire: You can obtain it on the City's website. (3) Responses to (2) will be posted promptly on the City's website between the date of receipt of the questions and Tuesday, October 29, 2024 (excluding Saturdays and Sundays). 8. There will be no bid briefing. 9. Date and location of bid (1) Date and time: Friday, November 8, 2024, from 11:00 a.m. (2) Location: Kagoshima City Hall Main Building, 3rd floor, Conference Room 10, 302 Bidding method (1) Bids by mail and fax will not be accepted. (2) In determining the successful bidder, the successful bid price will be the amount stated in the bid documents plus 10/100 of said amount (if said amount has a fraction of less than 1 yen, that fraction will be rounded down), therefore, regardless of whether the bidder is a taxable entity or a tax-exempt entity with respect to consumption tax and local consumption tax, he/she must state in his/her bid documents an amount equivalent to 100/110 of the estimated desired contract price. (3) The number of bids will be limited to three. 11 Bid security Bid security is exempt in accordance with the provisions of Article 5, Paragraph 3 of the Kagoshima City Contract Regulations. 12 No minimum price limit will be set. 13 No standard price for low bid investigation will be set. 14 Date, time, and place of bid opening, etc. Bid opening will be held on the date, time, and place specified in 9. 15 Invalidated bids, etc. (1) Bids that fall under any of the following will be deemed invalid. A. Bids made by persons who are not qualified to participate in bidding or who have made false statements on application forms, etc. B. Bids made by agents without a power of attorney C. Bids using unnamed bids or bids with illegible information D. Bids using two or more bids (including bids submitted on behalf of other bidders) E. Bids using bids with additions, deletions, or corrections to the bid amount F. Bids using bids filled in with a writing instrument that can easily erase written characters K. Bids in rebids that are equal to or higher than the minimum amount of the previous bid K. Bids that are clearly the result of a consortium K. Bids that violate other conditions of bidding (2) When submitting a bid by agent, a power of attorney must be submitted before bidding. (3) Those who did not participate in the first bid, those who fall under invalid items related to the bid, and those who have been disqualified cannot participate in the bid again. (4) Those who have submitted the same bid cannot decline the lottery when the successful bid is determined by lottery. (5) Bids submitted cannot be rewritten, exchanged, or retracted. 16. Method of determining successful bidder: The successful bidder will be the one who submits the lowest bid within the estimated price range. 17. Deadline for application for contract conclusion, etc.: The successful bidder must submit the documents necessary for the contract within five days (excluding Saturdays and Sundays) from the date of receiving the notice of the successful bid decision. In addition, if the successful bidder is not registered in the Kagoshima City business outsourcing bidding list for the period from fiscal year 2022 to fiscal year 2024, he/she must submit a seal certificate (issued within three months prior to the date of submission, original) at the time of contract conclusion. 18 Contact Details 1-11 Yamashita-cho, Kagoshima City, 892-8677 Kagoshima City Children's Future Bureau, Children's Welfare Division, Child Benefits Section (1st floor of the Main Building) Telephone: 099-216-1261 (direct) Website: https://www.city.kagoshima.lg.jp Email: kodomo-jidou@city.kagoshima.lg.jp Specifications for the outsourcing of work such as the creation of recipient certificates etc. related to Kagoshima City Children's Medical Expenses Subsidy These specifications relate to the outsourcing of work from the creation to the sending of recipient certificates etc. related to Kagoshima City Children's Medical Expenses Subsidy, and the contents of the outsourcing are as follows. 1. Overview of work, etc. For Kagoshima City Child Medical Expense Subsidy related Child Medical Expense Recipient Certificate, system guide leaflet, subsidy system bookmark, window envelope, poster for medical institution (hereinafter referred to as "mailings"), we will create, seal, transport and deliver the finished product, send to the post office, etc. based on this specification. The overview of the work and the division of work are shown below. Outline of work Task category Client Contractor (1) Creation of printing data for recipient certificates, system guide leaflets, subsidy system booklets, and posters for medical institutions ○ - (2) Provision of electronic storage media for printing data ○ - (3) Creation of mailings ① Procurement and preparation of paper for mailings - ○② Design of mailings ○ ○③ Creation of mailings - ○ (4) Printing of data onto recipient certificate mounts, system guide leaflets, subsidy system booklets, and posters for medical institutions ① Preparation of printing system, etc. - ○② Printing of data onto mounts - ○③ Checking of printed content - ○ (5) Envelope stuffing, etc. ① Cutting of mounts for mailings - ○② Sorting of mailings for enveloping - ○③ Envelope stuffing - ○ (6) Transportation and delivery ① Checking of finished products ○ ○② Transportation and delivery of finished products - ○ (7) Removal and dispatch of mailings - ○ (8) Contract period From the date of contract conclusion to Monday, March 31, 2025 2. Type of forms and planned number of sheets Type of work created Type of items sent Quantity (1) Items to be sent ① Recipient certificate 10.8 x 4.5 inches 86,000 sheets ② System guide leaflet A4, double-sided 86,000 sheets ③ Subsidy system bookmark 210 x 398 gatefold 100,000 sheets ④ Window envelope 120 x 235 86,000 sheets (2) Creation only ⑤ Poster for medical institution B3 1,500 sheets 3. Items to be sent Items created in 2 (1) ①, ②, and ③ (3 types) In addition, of the items created in 2 (1) and ③ that will not be sent, approximately 14,000 sheets will only be delivered 4. Delivery deadline, etc. (1) 2 (1) Type of items to be sent Data provision date (planned) Deadline for delivery (planned) 2(1)①-④ Recipient certificates, etc. Early March 2025 (approx. 86,000 items) Mid-March 2025 (approx. 86,000 items) In addition, the approximately 14,000 sheets created in 2(1)③ that will not be sent out should also be delivered at the same time. (2) 2(2) Creation only Type Data provision date (planned) Deadline for delivery (planned) 2(2)⑤ Posters for medical institutions Early January 2025 (approx. 1,500 items) 5. Method of delivery (1) 4(1) Recipient certificates, etc. (approx. 86,000 items for shipping)The contractor will complete the packaging process for the items created in 2(1)①-③ in 2(1)④, sort them by number, postal district, and number assigned by the city, and transport the boxed items to the designated delivery location to deliver the finished products. However, there are approximately 14,000 items created in 2(1)③ that will not be shipped.000 sheets shall be packed in a box and transported to the designated delivery location for delivery of the finished product. The same applies to other unused items. (2) 4 (2) Posters for medical institutions shall be packed in a box and transported to the designated delivery location for delivery of the finished product. (3) Regarding (1), the number assigned by the postal district and city and the number of envelopes packed in the box shall be displayed on the side and top of the packed box in as large a font size as possible. (4) Regarding all forms in 4 (1), based on instructions from the client, they shall be removed before being brought to the post office, and the removed parts shall be handed over to the client with a list. The rate of removal is expected to be around 1%, but the client shall discuss and secure a certain period of time for the removal work. 6 Delivery location 1-1 Yamashita-cho, Kagoshima City, Kagoshima City Hall, Child Welfare Division However, for items sent under 3, the post office shall be the one designated by the client. 7. Service Specifications, etc. The details of the specifications shall be decided through sufficient discussion between the client and the contractor to avoid any accidents in the dispatch of the Child Medical Expense Subsidy Recipient Certificate, etc. (1) Specifications of the data to be provided Item, etc. Specifications, etc. Media shape DVD Format Windows format * The data to be handed over from the client is in Shift JIS, but the contracted company will convert the code and print using IBM character fonts. * For external characters, an external character file (EUDC.TTE) will be provided. (2) Delivery of recipient certificates, etc. ① Specifications of recipient certificates, etc. Size: Height: 4.5 inches, Width: 10.8 inches (continuous electronic power form) Mounting paper quality: 1st sheet: NIP135k 2nd sheet: Backside pasting part is Oji unwritable (similar product is acceptable) Format: As shown in sample Shape: As shown in sample (with die-cut) Imprinting color: As shown in sample Data printing: Yes Other: Imprint (reduced) Yes ② Specifications of system guide leaflets, etc. Size: Approximately A4 quality Mounting paper quality: Copy paper quality * Separate discussion to be held after successful bid Imprinting color: Single color printing Data printing: No Other: It is possible to compare the system before and after the revision, and the usage method of the recipient certificate, etc. should be clearly described ③ Specifications of subsidy system bookmark, etc. Size: Nonstandard (1 page, Height: 210 mm, Width: 99 mm) (Total length: 8 pages, Height: 210 mm) Width: 398 mm) Material of mount: Recycled coated 90K paper, double-sided fold, imprinting color: 4-color printing Data printing: None Other: Photo or illustration transcription (use the city's symbol mark "Magma City" and character "Magnyon") ④ Window envelope specifications Item, etc. Specifications, etc. Size: Standard size (length: 120 mm, width: 235 mm) Material of mount: Glassine window envelope 70g, white bleached kraft (window will not whiten even if creased. *See sample) Folding aid: Yes Imprinting color: 2-color printing (green, same color shading, text in red *See sample) Window: Glassine window (1 location) Window frame must be within length: 50 mm, width 105 mm. Glue: Arabic glue, Kamasu paste (see sample) Other: Postage due postage stamp included The window must be barcode readable * Separate discussion will be held after the successful bid ⑤ Specifications for posters for medical institutions Item, etc. Specifications, etc. Size: B3 size Paper quality: Coated 135k (recyclable paper acceptable) Print color: Single-sided 4-color printing Other: Photo or illustration transcription (use the city's symbol "Magma City" and character "Magnyon") (3) Specifications for printing data on the mount ① Printing specifications, etc. Print color: Black Print font: Mincho (IBM 83 character type) and Gothic ② User-defined characters included: User-defined character patterns will be provided by the purchaser to the contractor via electromagnetic recording media. ③ Barcode printing [Recipient certificate mount window area * Destination address information] The contractor will generate the barcode from the postal code and kanji address information. The quality of the customer barcode will be inspected in advance by the Japan Post Co., Ltd. Kagoshima East Branch to ensure proper quality. (They will be inspected to ensure that they can be read properly after being enclosed and sealed.) (4) Specifications for Enclosing, etc. ① Regarding folding, etc. For 2-(1)-② to ③ after printing has been completed, folding will be performed from the specified part. However, for 2(1) and 2(2) which will not be enclosed in a window envelope, folding will not be performed. ② Regarding the processing of enclosing, attention should be paid to the handling of personal information, and sufficient care should be taken not to enclose recipient certificates etc. with different recipient numbers. Also, please note that printed materials of different sizes will be enclosed together. ③ Regarding delivery and transportation The Contractor will sort the application forms etc. which have completed the enclosing, sealing etc. by number of sheets, by postal district, and in the order of the numbers assigned by the city, pack them into boxes, and transport them to the designated delivery location to deliver the finished products. In addition, the postal district, the number assigned by the city, and the number of envelopes packed in the box shall be indicated on the side and top of the packed box in as large letters as possible, and a delivery list shall be attached to each box, listing the head of the household in the order of the number assigned by the city. In addition, items to be sent to targets designated by the city in a separate list, etc. shall be collected separately from the above-mentioned finished products and delivered with the delivery list attached. In addition, unused 2(1) and 2(2) shall be stored by the contractor, packed separately, and transported to the designated delivery location by the delivery date. However, the contractor shall bear the cost of transporting them to the delivery location. 8 Other Special Notes (1) In the implementation of this work, if any amendments are made to the specifications of this work contract due to new national and city policies, etc., the client and contractor shall make the necessary amendments and implement the work. (2) When starting this work, a thorough system shall be put in place to ensure that the work proceeds orderly and promptly. (3) In carrying out this work, the Contractor shall not entrust or subcontract all or a major part of the work to a third party. (4) The Client may conduct on-site inspections of the Contractor and give instructions regarding the handling of the commissioned work. (5) The Contractor shall properly manage the deliveries, etc., under 2, created in this work to prevent damage. In the event of an accident, the Contractor shall immediately notify the Client, report the situation in writing without delay, and follow the Client's instructions. (6) The Contractor shall return any electronic storage media provided to the Client immediately after the work is completed. (7) After the contract for this work is concluded, the Contractor shall immediately begin preparatory work for the work in accordance with the Client's instructions. If any inconvenience arises as a result, the Contractor shall promptly take measures to remedy the situation. (8) Documents, etc. that show the following items shall be submitted by the date of the contract for this work. ① In carrying out this work, a backup system shall be in place to prepare for unforeseen circumstances such as natural disasters. ② Entrance and exit to the work area (factory) is controlled, and measures to prevent fraud by controlling entrance and exit are taken within the work area. ③ In the process of inserting and sealing, inspections will be carried out using CCD camera inspection devices, thickness inspection devices, etc. to prevent incorrect insertion and shipping, and quality assurance will be possible by mechanically obtaining work history. (9) When preparing application forms etc. for this project, participate in meetings etc. with the system renovation contractor, at the request of the city. (10)The Contractor shall pay close attention to the management of personal information contained in the data, etc., and shall take all possible measures to prevent information from leaking to the outside. (11) The Contractor shall not copy or reproduce all or part of the electronic recording media provided by the Ordering Party without the Ordering Party's permission, nor shall it be provided to a third party. (12) Anything not specified in this specification shall be decided through mutual consultation between the Ordering Party and the Contractor.