634808-2024 - Competition Competition Netherlands: Archive services Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering Netherlands, Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL332) Estimated value excluding VAT: 2 500 000,00 EUR Type of procedure: Open Buyer Buyer: IUC-Noord Email: david.vanthag@duo.nl Netherlands, Groningen LOT-0000: Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering Archive services Netherlands, Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL332) Start date: 20/02/2025 Duration end date: 19/02/2029 Estimated value excluding VAT: 2 500 000,00 EUR 634808-2024 - Competition Netherlands – Archive services – Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering OJ S 205/2024 21/10/2024 Prior information notice or a periodic indicative notice used as a call for competition – standard regime Services 1. Buyer 1.1. Buyer Official name: IUC-Noord Email: david.vanthag@duo.nl Legal type of the buyer: Central government authority Activity of the contracting authority: Education 2. Procedure 2.1. Procedure Title: Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering Description: De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten scope van deze opdracht. 2.2.1 Materieel Voorbereiden Onder Materieel Voorbereiden wordt verstaan: alle (fysieke) handelingen die nodig zijn om Originelen gereed te maken voor digitalisering en digitalisering te vergemakkelijken. Te denken valt aan handelingen als reinigen, vlakken, verpakken van Originelen in archiefdozen of omslagen en het stabiliseren en behandelen van schade. De handelingen worden uitgevoerd volgens door het Nationaal Archief gestelde methoden en instructies welke zijn opgenomen in Bijlage 2 - werkinstructie Materieel Voorbereiden. Het Materieel Voorbereiden zal hoofdzakelijk uitgevoerd worden op papieren archiefstukken. Deze kunnen losbladig of gebonden zijn en verschillende afmetingen hebben. Het papier kan verschillende inkten, kleurstoffen en pigmenten bevatten. Banden kunnen uit papier, bord, hout, leer en/of perkament bestaan. Incidenteel kunnen er perkamenten of fotografische materialen aangetroffen worden. De materiële staat van de papieren Originelen kan variëren van goed tot zeer kwetsbaar. 2.2.2 Barcoderen Onder Barcoderen wordt verstaan: het invoegen van gebarcodeerde vellen tussen Originelen, volgens door de Opdrachtgever gestelde instructies. Barcoderen heeft tot doel de nadere toegankelijkheid van gedigitaliseerd archief te vergroten door daar een duidelijke hiërarchie en ordening in aan te brengen. Te denken valt aan het markeren van het begin en einde van verschillende stukken binnen één inventarisnummer. Het Nationaal Archief maakt voor een opdracht een opdrachtspecifieke barcode-instructie en levert de benodigde barcodevellen. De opdrachten tot Barcoderen zijn van dien aard dat zij uitdrukkelijk geen voorkennis vereisen van archiefwetenschappen, geschiedenis of paleografie. Voor een beter begrip van het Barcoderen verwijst de Aanbestedende dienst naar Bijlage 2 – werkinstructie Materieel Voorbereiden. Procedure identifier: b55a5ae5-df10-4493-8630-9ede7a15c112 Internal identifier: NA-SASEAS-DH-IUCN24070126 Type of procedure: Open 2.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 92512000 Archive services 2.1.2. Place of performance Country subdivision (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL332) Country: Netherlands Additional information: De Diensten worden uitgevoerd op locatie van Opdrachtgever, Prins Willem Alexanderhof 20 Den Haag. 2.1.3. Value Estimated value excluding VAT: 2 500 000,00 EUR 2.1.4. General information Legal basis: Directive 2014/24/EU 5. Lot 5.1. Lot: LOT-0000 Title: Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering Description: De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten scope van deze opdracht. 2.2.1 Materieel Voorbereiden Onder Materieel Voorbereiden wordt verstaan: alle (fysieke) handelingen die nodig zijn om Originelen gereed te maken voor digitalisering en digitalisering te vergemakkelijken. Te denken valt aan handelingen als reinigen, vlakken, verpakken van Originelen in archiefdozen of omslagen en het stabiliseren en behandelen van schade. De handelingen worden uitgevoerd volgens door het Nationaal Archief gestelde methoden en instructies welke zijn opgenomen in Bijlage 2 - werkinstructie Materieel Voorbereiden. Het Materieel Voorbereiden zal hoofdzakelijk uitgevoerd worden op papieren archiefstukken. Deze kunnen losbladig of gebonden zijn en verschillende afmetingen hebben. Het papier kan verschillende inkten, kleurstoffen en pigmenten bevatten. Banden kunnen uit papier, bord, hout, leer en/of perkament bestaan. Incidenteel kunnen er perkamenten of fotografische materialen aangetroffen worden. De materiële staat van de papieren Originelen kan variëren van goed tot zeer kwetsbaar. 2.2.2 Barcoderen Onder Barcoderen wordt verstaan: het invoegen van gebarcodeerde vellen tussen Originelen, volgens door de Opdrachtgever gestelde instructies. Barcoderen heeft tot doel de nadere toegankelijkheid van gedigitaliseerd archief te vergroten door daar een duidelijke hiërarchie en ordening in aan te brengen. Te denken valt aan het markeren van het begin en einde van verschillende stukken binnen één inventarisnummer. Het Nationaal Archief maakt voor een opdracht een opdrachtspecifieke barcode-instructie en levert de benodigde barcodevellen. De opdrachten tot Barcoderen zijn van dien aard dat zij uitdrukkelijk geen voorkennis vereisen van archiefwetenschappen, geschiedenis of paleografie. Voor een beter begrip van het Barcoderen verwijst de Aanbestedende dienst naar Bijlage 2 – werkinstructie Materieel Voorbereiden. Internal identifier: 1 5.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services = Main classification (cpv): 92512000 Archive services 5.1.2. Place of performance Country subdivision (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL332) Country: Netherlands Additional information: De Diensten worden uitgevoerd op locatie van Opdrachtgever, Prins Willem Alexanderhof 20 Den Haag. 5.1.3. Estimated duration Start date: 20/02/2025 Duration end date: 19/02/2029 5.1.4. Renewal Maximum renewals: 2 The buyer reserves the right for additional purchases from the contractor, as described here: 2x 12 maanden verlenging 5.1.5. Value Estimated value excluding VAT: 2 500 000,00 EUR 5.1.6. General information Reserved participation: Participation is not reserved. Procurement Project not financed with EU Funds. The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes 5.1.9. Selection criteria Criterion: Type: Economic and financial standing Use of this criterion: Used Criterion: Type: Suitability to pursue the professional activity Use of this criterion: Used Criterion: Type: Technical and professional ability Use of this criterion: Used 5.1.11. Procurement documents Address of the procurement documents: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=415342&B= 5.1.12. Terms of procurement Terms of submission: Electronic submission: Required Address for submission: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=415342&B= Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch Deadline for receipt of expressions of interest: 10/12/2024 11:00:00 (UTC) 5.1.15. Techniques Framework agreement: No framework agreement Information about the dynamic purchasing system: No dynamic purchase system Electronic auction: no 5.1.16. Further information, mediation and review Review organisation: Rechtbank Den Haag Organisation providing additional information about the procurement procedure: IUC-Noord 8. Organisations 8.1. ORG-0001 Official name: IUC-Noord Registration number: 50973029 Groningen Postal address: Emmasingel 1 Town: Groningen Postcode: 9726 AH Country: Netherlands Contact point: IUC - David van 't Hag Email: david.vanthag@duo.nl Telephone: +31 500000000 Buyer profile: https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/336769 Roles of this organisation: Buyer Organisation providing additional information about the procurement procedure 8.1. ORG-0002 Official name: Rechtbank Den Haag Registration number: 82946175 Postal address: Prins Clauslaan 60 Town: Den Haag Postcode: 2595AJ Country: Netherlands Email: IUC-noord@iuc-noord.nl Telephone: +31 883622200 Roles of this organisation: Review organisation 11. Notice information 11.1. Notice information Notice identifier/version: 5abf31b7-5d08-49b0-abda-2b356bf3a7cd - 01 Form type: Competition Notice type: Prior information notice or a periodic indicative notice used as a call for competition – standard regime Notice subtype: 10 Notice dispatch date: 18/10/2024 10:08:54 (UTC) Notice dispatch date (eSender): 18/10/2024 12:00:39 (UTC) Languages in which this notice is officially available: Dutch 11.2. Publication information Notice publication number: 634808-2024 OJ S issue number: 205/2024 Publication date: 21/10/2024 Czech document download: https://ted.europa.eu/cs/notice/634808-2024/pdf Danish document download: https://ted.europa.eu/da/notice/634808-2024/pdf German document download: https://ted.europa.eu/de/notice/634808-2024/pdf Greek document download: https://ted.europa.eu/el/notice/634808-2024/pdf Spanish document download: https://ted.europa.eu/es/notice/634808-2024/pdf English document download: https://ted.europa.eu/en/notice/634808-2024/pdf Estonian document download: https://ted.europa.eu/et/notice/634808-2024/pdf Finnish document download: https://ted.europa.eu/fi/notice/634808-2024/pdf French document download: https://ted.europa.eu/fr/notice/634808-2024/pdf Irish document download: https://ted.europa.eu/ga/notice/634808-2024/pdf Croatian document download: https://ted.europa.eu/hr/notice/634808-2024/pdf Hungarian document download: https://ted.europa.eu/hu/notice/634808-2024/pdf Italian document download: https://ted.europa.eu/it/notice/634808-2024/pdf Lithuanian document download: https://ted.europa.eu/lt/notice/634808-2024/pdf Latvian document download: https://ted.europa.eu/lv/notice/634808-2024/pdf Maltese document download: https://ted.europa.eu/mt/notice/634808-2024/pdf Dutch document download: https://ted.europa.eu/nl/notice/634808-2024/pdf Polska document download: https://ted.europa.eu/pl/notice/634808-2024/pdf Portuguese document download: https://ted.europa.eu/pt/notice/634808-2024/pdf Romanian document download: https://ted.europa.eu/ro/notice/634808-2024/pdf Slovak document download: https://ted.europa.eu/sk/notice/634808-2024/pdf Slovenian document download: https://ted.europa.eu/sl/notice/634808-2024/pdf Swedish document download: https://ted.europa.eu/sv/notice/634808-2024/pdf Bulgarian document download: https://ted.europa.eu/bg/notice/634808-2024/pdf